home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1996 February / Software of the Month Club 1996 February.iso / pc / dos / biz / lblmstr / readme < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1996-01-08  |  20.5 KB  |  534 lines
  1. To Print this Manual: Press M (Mark) at the beginning of the
  2. Manual. Go to the end of the Manual and press M (Mark) again.
  3. Select the Print option to print the Manual.
  4.  
  5. A printed User Manual with more detailed instructions is provided
  6. with the registered version.
  7. ---------------------------------------------------------------
  8.  
  9.                         Label Master 5.1c
  10.    Copyright 1985-1995 Robert K. Summers. All Rights Reserved.
  11.    Distributor: RKS Software, Inc., Arlington, VA 22207-4565
  12.    703-534-4358 (FAX)
  13.    e-mail: 72357.2034@compuserve.com
  14.    Internet - http://execpc.com/rks
  15.  
  16.                              LICENSE
  17.  
  18. You are licensed to use this copy of Label Master 5.1c on a
  19. SINGLE machine and to make archival copies for the sole purpose
  20. of backing up the program.  If you have more than one computer,
  21. you must purchase separate copies of Label Master 5.1c for each
  22. computer.
  23.  
  24.                      DISCLAIMER AND WARRANTY
  25.  
  26. Label Master 5.1c is provided on an "AS IS" basis, with no
  27. implied warranty regarding merchantability or fitness for any
  28. particular purpose. RKS Software, Inc., and the author, make no
  29. representations or warranties with respect to the contents
  30. hereof, and specifically disclaim any implied warranties. By
  31. using this software you agree that RKS Software, Inc., and the
  32. author, will not be liable to you or any third party for any use
  33. of (or inability to use) this software, or for any damages
  34. (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software, Inc. or
  35. its agents are apprised of the possibility of such damages
  36. occurring.  In no event shall RKS Software, Inc. or the author be
  37. liable for any loss of profit or any other commercial damage,
  38. including but not limited to special, incidental, consequential
  39. or other damages.  The entire risk related to the quality and
  40. performance of the program is on you.
  41. Page 2
  42.  
  43.                           A NOTICE TO:
  44.  
  45.                            USER GROUPS
  46.                      SHAREWARE DISTRIBUTORS 
  47.                ELECTRONIC BULLETIN BOARD OPERATORS
  48.                          CD-ROM VENDORS
  49.  
  50. PC user groups, shareware distributors, BBS operators, and CD ROM
  51. vendors may add Label Master 5.1c to their libraries.
  52.  
  53. If you have received Label Master 5.1c through a user group, a
  54. shareware distributor, or an electronic bulletin board, please
  55. remember that any diskette fee you paid DOES NOT constitute
  56. licensing the software, and you are still obligated to pay the
  57. $39 registration fee to RKS Software, Inc. if you decide to
  58. continue using Label Master beyond the 30 day trial period.
  59.  
  60.  
  61.                          SHAREWARE TRIAL
  62.  
  63. You may have procured this software from another source such as
  64. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  65. from a friend. That's fine! We encourage registered users to
  66. introduce new users to Label Master by providing them with an
  67. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  68. decide to continue using it, pay the license fee of $39. You'll
  69. receive a registered copy and other benefits described below.
  70.  
  71. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  72. the software before purchase.  Label Master in shareware form is
  73. fully functional and completely documented.
  74.  
  75. Page 3
  76.  
  77.                          HOW TO REGISTER
  78.  
  79. By phone: call 1-800-242-4775.
  80.  
  81. By mail: mail us the registration form found at the end of this
  82. documentation.
  83.  
  84. By fax: fax the registration form found at the end of this
  85. documentation to 703-534-4358.
  86.  
  87. By Compuserve: GO SWREG, and select registration ID 366. The $39
  88. registration fee will be charged to your COMPUSERVE account.
  89. COMPUSERVE will notify us immediately of your registration and we
  90. will mail you your registered copy of the program the same day.
  91.  
  92.                     BENEFITS OF REGISTRATION
  93.  
  94. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF LABEL MASTER,
  95. sent to you immediately by first class mail.  Your registered
  96. copy will include any new features which have been added since
  97. the shareware copy was released, and will include corrections for
  98. any bugs or problems reported to us.
  99.  
  100. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete operation
  101. instructions.
  102.  
  103. 3. TECHNICAL SUPPORT by fax, e-mail, or by regular mail. We will
  104. gladly help you with any problems or questions you may have.
  105.  
  106. Page 4
  107.                           INSTALLATION
  108.  
  109. Make a working copy of the program disk and put the original away
  110. in a safe place.
  111.  
  112. 1. Place the working disk in drive A.
  113.  
  114. 2. Type A:\INSTALL.
  115.  
  116. 3. The install program will install Label Master 5.1c on the hard
  117. disk drive you have specified, in a directory called LM5, and
  118. start Label Master 5.1c for you.
  119.  
  120. 4. To start Label Master 5.1c any time in the future, go to the
  121. LM5 directory, and type LM5.
  122.  
  123.  
  124.                        - VERY IMPORTANT -
  125.  
  126.                          CONFIG.SYS FILE
  127.  
  128. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  129. computer. It MUST be in the root directory of your fixed disk. If 
  130. you do not already have a CONFIG.SYS file you MUST create one
  131. that has this line, and place it in your root directory:
  132.  
  133.                             FILES=21
  134.  
  135. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include a
  136. FILES setting, you MUST add the line above to the file.  You can
  137. do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file already
  138. contains a FILES setting greater than 21, you can leave it as is.
  139.  
  140.                    STARTING LABEL MASTER 5.1c
  141.  
  142. Type LM5 at the DOS prompt of the LM5 directory to start Label
  143. Master 5.1c.
  144.  
  145. In most cases, Label Master 5.1c will be able to detect whether
  146. you have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  147. monitor and the Label Master 5.1c screens appear to have a
  148. bright, washed out look, type LM5 M to start Label Master 5.1c. 
  149. The extra M tells Label Master 5.1c to use monochrome, not color.
  150.  
  151. When you first start Label Master 5.1c, go to the Services menu
  152. and select your printer (option K).
  153. Page 5
  154.  
  155.                         MENU OPTION: ADD
  156.  
  157. Select this option to add new records. 
  158.  
  159. Use the Prefix field for Mr., Mrs., Dr., etc.  Use the date field
  160. to record any date which may have meaning for that record. 
  161.  
  162. The Notes field can be used for any information you want, but if
  163. you want to code your records this is the place to do it. You
  164. will probably work out your own coding schemes, but here are some
  165. examples. If you want to keep business and personal records in
  166. the same file, you could enter a P in the Notes field for
  167. Personal, and B for Business.
  168.  
  169. To keep the records of job applicants and employees in the same
  170. file, you could code Applicants with A and Employees with E. The
  171. important thing is that the codes be unique.
  172.  
  173. Use the F10 filter to select sets of records based on codes in
  174. the Notes and other fields.
  175.  
  176.                         MENU OPTION: EDIT
  177.  
  178. Select this option to edit any record.  Press PgDn to save your
  179. changes.  NOTE: at the Date field, press the F5 key to paste in a
  180. date from the popup calendar.  Also works in Add mode.
  181.  
  182.                         MENU OPTION: FIND
  183.  
  184. Select this option to find a record.  Enter the search criteria
  185. and press PgDn to search.  If using a last name or zip code in
  186. the search criteria, first use the F3 key to pick the matching
  187. index field, and the record will be retrieved instantaneously.  A
  188. small arrow appears beside the Last Name or Zip Code field
  189. heading to indicate the currently selected order.
  190.  
  191. Label Master 5.1c will display the first record matching the
  192. search criteria. For example, if you enter SMITH in the Last Name
  193. field, Label Master 5.1c will find the first Smith in the file. 
  194. If you enter CA in the State field, and nothing else in any other
  195. field, Label Master 5.1c will display the first California record
  196. in the file.  If you enter SMITH in the Last Name field and CA in
  197. the State field, Label Master 5.1c will display the first Smith
  198. in California.
  199.  
  200. You may also use the F3 key to select Record Number order as the
  201. method for displaying your records.  When Finding a record when
  202. records are displayed by Record Number order, you will be
  203. prompted for the record number.  Enter the record number you want
  204. and press Enter.  The record number is displayed is the lower
  205. right-hand corner of the screen above the total record count.
  206. Page 6
  207.  
  208.                         MENU OPTION: ZAP
  209.  
  210. Select this option to delete the current record.
  211.  
  212.                         MENU OPTION: NEXT
  213.  
  214. Select this option to display the next record.
  215.  
  216.                       MENU OPTION: PREVIOUS
  217.  
  218. Select this option to display the previous record.
  219.  
  220.                         MENU OPTION: DIAL
  221.  
  222. If you have a modem on your system, you can use this option to
  223. automatically dial the phone number of the displayed record. 
  224.  
  225.                        MENU OPTION: LABELS
  226.  
  227. Select this option to print mailing labels.  You will be
  228. presented with the following menu:
  229.  
  230.            ITEM                     SETTING      RANGE
  231.  
  232. Set labels across to............   :1:    1 to 4 labels across
  233. Set label width to..............   :2.7:  1.5 to 4.5 inches
  234. Set left margin to..............   : 0:   0 to 70 spaces
  235. Print...........................   : 1:   copies of each label
  236. Enter an X to print field.......   : :    Carrier Route Sort
  237.                                    : :    Bar Code    
  238.                                    : :    Temporary first line
  239.                                    :X:    Name (First + Last)
  240.                                    :X:    Title
  241.                                    :X:    Organization
  242.                                    :X:    Street
  243.                                    :X:    City + State + Zip
  244.                                    : :    Country
  245.                                    : :    Phone
  246.                                    : :    Notes
  247. Add these blank lines to label..   : 1:
  248. Pause after each page...........   :N:    N = No  Y = YES
  249.  
  250.                    SETTING LABEL MENU OPTIONS
  251.  
  252. Set labels across to: labels can be purchased on sheets holding
  253. from one to four labels across.  Enter here the appropriate
  254. number for the type you are using.  The default is 1.
  255.  
  256. Set label width to: labels come in many widths.  Enter here the
  257. width of your label. The default is 2.7 inches.
  258. Page 7
  259.  
  260. Set left margin to: enter the column at which you want your
  261. printer to begin printing.  The default is 0.
  262.  
  263. Print (X) copies of each label: enter the number of copies of
  264. each label you want to print. The default is 1.
  265.  
  266. Enter an X to print field: enter an X beside each field you want
  267. to print on your labels.  The defaults are Name, Title,
  268. Organization, Street, and City+State+Zip.
  269.  
  270. If you are a bulk mailer using Carrier Route numbers, place an X
  271. next to this item on the menu.  Label Master 5.1c will print the
  272. carrier route numbers on each label above the name line.
  273.  
  274. The temporary first line feature allows you to print Resident or
  275. some other ad hoc text of your choice.
  276.  
  277. Add these blank lines to label: enter the number of blank lines
  278. you want to insert between labels.  Use this option to adjust for
  279. different size labels, e.g., Rolodex cards. The default is 1.
  280.  
  281. Pause after each page: enter a Y (Yes) or N (No) if you are using
  282. a sheet feeder and you want the program to pause after each
  283. sheet. If you answer Y to this question, you will be asked to
  284. specify the number of labels there are on each sheet. The default
  285. is N.
  286.  
  287. When you complete this screen, you will be given the options to
  288. print your labels, print a set of test labels, print your labels
  289. sorted by 5 digit and 3 digit zip codes, or to return to the main
  290. menu.
  291. Page 8
  292.  
  293.                       MENU OPTION: SERVICES
  294.  
  295. Select this option to display a list of important utilities.
  296.  
  297. A - Select Records File - Label Master stores its records in
  298. files called LM5.DBF and LM5.DBT. You can use this feature to
  299. switch to records on drive A or B, or to switch to another hard
  300. disk directory.  When you select this feature, a list of floppy
  301. drives and hard disk directories will appear.  Pick the drive or
  302. directory you want.
  303.  
  304. The defaults are A:, B:, and C:\LM5.  NOTE: Please see the VIEW
  305. option below for information on how to add additional Label
  306. Master file locations.
  307.  
  308. If you want to keep a separate mailing list on a floppy disk,
  309. just place a formatted disk in drive A or B, select the drive you
  310. want from the pull-down menu, and Label Master will automatically
  311. create the LM5.DBF and LM5.DBT  files on the floppy disk.
  312.  
  313. B - Reindex Files - Label Master uses automatically maintained
  314. files called indexes to keep your records in order by last name
  315. and zip code. Power outages, power surges, brownouts (voltage
  316. reductions), or other power-related problems affecting your
  317. system can adversely affect these index files without your
  318. knowing it. If your records ever seem to be out of sequence, just
  319. use this feature to rebuild the index files.
  320.  
  321. Page 9
  322.  
  323. C - Check State/Zip Codes - use this feature to display or print
  324. a list of records with erroneous state/zip codes.
  325.  
  326. D - Set Defaults - Use this feature to enable/disable certain
  327. features.
  328.  
  329. E - Reports - Use this feature to print a variety of reports. The
  330. printed User Manual contains complete instructions on using the
  331. Report Writer.
  332.  
  333. F - Copy Records - Use this feature to copy your records to an
  334. ASCII text file, to a floppy disk, or to another file which you
  335. can name.
  336.  
  337. G - Append Records - Use this feature to import other Label
  338. Master records, dbase records, or ASCII records into Label
  339. Master.
  340.  
  341. H- Case Conversion - This option lets you convert your mailing
  342. address data (not the Notes, Phone, or Memo fields) to upper case
  343. and vice versa. The Postal Service prefers the addresses in upper
  344. case.
  345.  
  346. Page 10
  347.  
  348. I - Search and Replace - Use this feature to find and replace any
  349. text in any field.
  350.  
  351. J - Zip-Plus-4 Service - This feature allows you to take
  352. advantage of the U.S. Postal Service's free service whereby they
  353. will convert your five digit zip codes to nine digit zip codes.
  354. Full details are in the printed User Manual.
  355.  
  356. K - Select Printer - use this feature to tell Label Master what
  357. printer and printer port you are using, and to set the top margin
  358. and page length for laserjet labels.
  359.  
  360. Use the Set Printer Codes option to send printer control codes
  361. before and/or after printing. See your printer manual for
  362. specific decimal codes. Use a comma between each code. For
  363. example, to have your HP laserjet print in bold, enter
  364. 27,40,115,51,66 in Printer Setup Codes, and 27,69 in Printer Exit
  365. Codes. If you do not use this feature, Label Master will print in
  366. whatever font/style your printer is currently set for.
  367.  
  368. L - Form Letters - Use this feature to create a short letter.
  369. Full details are in the printed user Manual.
  370.  
  371. M - Select Date Format - Use this feature to select the date
  372. format you prefer.
  373.  
  374. N - Delete Records - Use this feature to delete all your records. 
  375. If you have set a filter with the F10 key, only those records
  376. meeting the filter condition will be deleted.  If you have any
  377. question about doing this, please back up your records first.
  378.  
  379. O - Communications - If you have a modem, this feature allows you to
  380. tell Label Master what COM port your modem works on.
  381.  
  382. Page 11
  383.  
  384.                         MENU OPTION: VIEW
  385.  
  386. Select this option to browse through the records of the main
  387. records database, the states/provinces database, the notepad
  388. database, and the Label Master 5.1c file locations database.
  389.  
  390. The states/provinces look-up table is the database Label Master
  391. 5.1c uses to check the accuracy of the State/Zip code
  392. combinations in your records when you use option C on the
  393. Services menu.
  394.  
  395. The Label Master File Location file contains the location of
  396. Label Master 5.1c files you want to maintain on floppy drives or
  397. hard disk directories.  If you add Label Master 5.1c file
  398. location records to this file, be sure to precede any hard disk
  399. directory name with the drive designator, e.g., C:\CLIENTS.  Do
  400. not place a \ at the end of the directory name.  Any file
  401. location records you add to this database will automatically
  402. appear as choices when you select the Change File option from the
  403. Services menu.
  404.  
  405. Page 12
  406.  
  407.                           FUNCTION KEYS
  408.  
  409. F1 function key - these instructions.
  410.  
  411. F2 function key - use this feature to edit the text in the memo
  412. field of the current record.  You may enter any text you want. 
  413. There is no limit. Press F10 to save any changes. Press Esc to
  414. exit without saving changes.
  415.  
  416. F3 function key - Use this feature to select the way you want
  417. Label Master 5.1c to work with your records.
  418.  
  419. F4 function key - use this feature to make a copy of the current
  420. record.
  421.  
  422. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar.
  423. Press Esc to make it disappear.
  424.  
  425. F6 function key - use this feature to print the displayed record
  426. on a single envelope.
  427.  
  428. F7 function key - use this feature to print multiple mailing
  429. labels of the current record.
  430.  
  431. F8 function key - use this feature to display your record count.
  432.  
  433. Page 13
  434.  
  435. F10 function key - this is one of your most powerful features. 
  436. You have 6 ways to select a subset of records. They are:
  437.  
  438. 1. Quick Query: Use Quick Query to quickly specify a particular
  439. sub-set of records. Example: assume you maintain a mailing list
  440. containing Doctors, Lawyers, and Indian Chiefs, and have coded
  441. your records by placing in the Notes field a D for Doctor, L for
  442. Lawyer, and I for Indian Chief.
  443.  
  444. To print labels for only the Doctors, you would press the F10
  445. key, place a D in the Notes field, and press PgDn to finish.  You
  446. would see a "Filter On" message appear on the screen.  Print your
  447. labels and you will get labels for only the Doctors. Press the
  448. F10 key again to remove the filter.
  449.  
  450. To print labels for all the Lawyers in New York, you would press
  451. the F10 key, enter NY in the State field and L in the Notes
  452. field. Press PgDn to finish, and print your labels.
  453.  
  454. To print labels for those persons on your list who have Smith for
  455. a last name, live in California, and are Doctors, press the F10
  456. key. Enter Smith in the Last Name field, CA in the State field,
  457. and D in the Notes field. Press PgDn to finish. Print labels.
  458.  
  459. 2. Super Query: the Super Query allows you to build a more
  460. complex query condition, and save the query condition for
  461. repeated use. Any number of query conditions may be defined and
  462. saved. The User Manual comes with detailed instructions on
  463. setting a filter with the Super Query.
  464.  
  465. 3. Tag Records: use this option to select a subset of records
  466. that does not meet any common criteria. Press the spacebar to tag
  467. the records you want to include in the filter.
  468.  
  469. 4. Range of zip codes: use this option to quickly set a filter
  470. based on a zip code range.
  471.  
  472. 5. Range of last names: use this option to quickly set a filter
  473. based on a range of last names.
  474.  
  475. 6. Nth random records: use this option to select a specified
  476. number of records selected at random.
  477.  
  478. When you set a filter condition, everything you do conforms to
  479. the filter. To turn the filter off, just press F10 again.
  480.  
  481. Page 14
  482.  
  483.                         TECHNICAL SUPPORT
  484.  
  485. We will be glad to help with any problems you may have.
  486. You may contact us for technical support by:
  487.  
  488.      -e-mail.... 72357.2034@compuserve.com
  489.      -fax....... 703-534-4358
  490.      -Mail at:  RKS Software, Inc.
  491.                 3820 N. Dittmar Road
  492.                 Arlington, VA 22207-4565
  493.  
  494.  
  495.                  -- LABEL MASTER REGISTRATION --
  496.  
  497. To order Label Master and the printed User Manual:
  498.  
  499. - call 800-242-4775, or
  500. - fax the form below to 703-534-4358, or
  501. - send e-mail to 72357.2034@compuserve.com, or
  502. - mail the form below to RKS Software, Inc.
  503.                             3820 N. Dittmar Road
  504.                             Arlington, VA 22207-4565
  505.  
  506. To order by mail, please complete the form below, enclose your
  507. check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for U.S. and
  508. Canada, and $6.00 shipping/handling for other international
  509. orders. We accept all U.S. and foreign Postal Money Orders, and
  510. will also accept checks drawn on foreign banks.
  511.  
  512. PLEASE RUSH MY COPY OF LABEL MASTER AND PRINTED USER MANUAL TO:
  513.  
  514. Name: _________________________________________________________
  515.  
  516. Address: ______________________________________________________
  517.  
  518. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  519.  
  520. Phone:_________________________________________________________
  521.  
  522. Visa _____  MasterCard ______
  523.  
  524. Credit Card No: __________________________ Exp. Date:__________
  525.  
  526. Signature for credit card order:
  527.  
  528. _______________________________________________________________
  529.  
  530. Send:  ___ 5 1/4 inch disk    __ 3 1/2 inch disk
  531.  
  532. ====================================================================
  533.  
  534.